Solicitudes completas
Número y porcentaje con los datos acordadosServicio gestionado
Gestiona las solicitudes de cita del taller por WhatsApp
Es un flujo de software a medida gestionado, no una suscripción aislada a un chatbot de citas. FRAI construye o toma control del software y después gestiona hosting, monitorización, soporte, mantenimiento y mejoras. El flujo recoge datos del vehículo y del servicio, consulta la agenda y confirma solo si las reglas lo permiten.
Confirmaciones automáticas.
Número y porcentaje confirmados sin intervenciónCasos enviados al taller
Número y motivo de cada derivación01 — La limitación
Lo que resolvemos
Antes de elegir otra herramienta, identifica dónde se atasca el proceso.
- 01
Clientes que no consiguen contactar por teléfono y necesitan otra vía para solicitar cita.
- 02
Mensajes de WhatsApp que quedan pendientes mientras el equipo está atendiendo vehículos.
- 03
Datos incompletos sobre matrícula, vehículo, servicio o franja horaria.
- 04
Citas repartidas entre llamadas, mensajes, papel y calendarios sin sincronizar.
- 05
Solicitudes fuera de horario que no pueden revisarse hasta el día siguiente.
02 — El sistema
Lo que gestiona el sistema por WhatsApp
Integrado en la operación y mantenible a largo plazo, no como una función aislada.
01
Solicitudes de cita también fuera de horario
El cliente escribe al WhatsApp del taller. El sistema pide la matrícula, el vehículo, el servicio y la franja preferida. Si puede consultar la agenda, ofrece horarios válidos. Si no, guarda la solicitud para que el equipo la revise.
02
Confirmaciones y recordatorios según tus reglas
La cita solo se confirma cuando existe disponibilidad y se cumplen las reglas definidas por el taller. El sistema puede enviar recordatorios y avisos de cambios; los casos ambiguos o excepcionales se derivan a una persona.
03
Datos estructurados antes de confirmar
El flujo recoge los campos que acuerdes, como matrícula, vehículo, tipo de servicio y observaciones. El equipo recibe la información en un formato consistente y puede revisar lo que no encaje.
04
Integración con tu agenda y sistemas
Podemos conectar el flujo con un calendario, una hoja compartida o un software de taller compatible. Antes de confirmar una cita definimos cuál es la fuente fiable de disponibilidad y cómo se gestionan cambios y cancelaciones.
05
Configuración de WhatsApp Business
Revisamos si tu número y tu cuenta pueden usar WhatsApp Business Platform. Puede ser necesario migrar el número actual o usar uno nuevo. Dejamos por escrito quién es dueño del número y de la cuenta.
06
Qué ocurre si la agenda falla
Antes de confirmar, el sistema vuelve a comprobar el horario. Si no puede consultar o guardar la cita, no la confirma. Guarda la solicitud, registra el error y avisa al taller.
07
Solución completa gestionada por FRAI
FRAI gestiona la infraestructura, los permisos, los registros, la monitorización y el mantenimiento. El alcance también define qué datos se recogen, cuánto tiempo se conservan, quién puede acceder y cuándo debe intervenir el taller.
Flujo del servicio
Cómo se gestiona una solicitud
El sistema confirma solo cuando puede comprobar y guardar la cita.
- 01
El cliente escribe por WhatsApp.
- 02
El sistema pide el vehículo, el servicio y la franja horaria.
- 03
Consulta la agenda y vuelve a comprobar el horario.
- 04
Si hay disponibilidad y las reglas se cumplen, guarda y confirma la cita.
- 05
Si algo falla o no está claro, guarda la solicitud y avisa al taller.
- 06
Envía recordatorios solo cuando el canal y el permiso lo permiten.
03 — Entrega
Cómo empezamos tu proyecto
Proceso claro desde el alcance hasta la operación, con responsabilidades definidas en cada paso.
- 01
Cuéntanos cómo gestionas hoy las citas
Abre el formulario y explica qué canales utilizas, dónde consultas la agenda y qué información necesitas antes de aceptar una cita.
- 02
Mapeamos servicios, horarios y excepciones
Documentamos duraciones, recursos, datos obligatorios, reglas de confirmación y situaciones que debe revisar una persona.
- 03
Definimos el canal y la integración
Revisamos el número de WhatsApp, la cuenta de Meta y la fuente de disponibilidad para elegir una configuración viable.
- 04
Acordamos alcance, responsabilidades y medición
La propuesta detalla qué automatizamos, qué revisa el equipo, qué sistemas conectamos y cómo mediremos el resultado.
- 05
Configuramos y probamos el flujo
Probamos solicitudes normales, datos incompletos, falta de disponibilidad, cambios, cancelaciones y derivaciones al taller.
- 06
Lanzamiento, monitorización y mejora
FRAI monitoriza errores e integraciones y revisa contigo los indicadores acordados para ajustar el sistema.
04 — Señal comercial
Qué mediremos
Los indicadores y objetivos se definen según tu punto de partida, el alcance y el periodo de medición.
Solicitudes completas
Confirmaciones automáticas.
Casos enviados al taller
Fallos del sistema
Comparación
05 — Encaje operativo
Dónde se conecta el servicio y crea valor
Integraciones y capacidades
Sistemas y capacidades conectadas
- 01
Google Calendar, Outlook y calendarios compatibles.
- 02
Software de taller con API, webhook o método de integración fiable.
- 03
Google Sheets o Excel para flujos sencillos y controlados.
- 04
WhatsApp Business Platform con un número apto para la configuración elegida.
- 05
Cuenta de Meta y plantillas de WhatsApp cuando sean necesarias.
- 06
Registro del permiso del cliente y de las bajas de mensajes.
- 07
Webhooks y flujos controlados con n8n o Make.
- 08
Registros, alertas y seguimiento de errores de integración.
- 09
Infraestructura, monitorización y mantenimiento gestionados por FRAI.
Casos de uso con mejor encaje
- 01
Solicitudes para mantenimiento, neumáticos, frenos, pre-ITV u otros servicios definidos por el taller.
- 02
Recogida previa de matrícula, vehículo, servicio y franja horaria preferida.
- 03
Un canal escrito alternativo cuando el teléfono está ocupado.
- 04
Recepción de solicitudes fuera de horario para confirmar cuando hay disponibilidad o revisar después.
- 05
Sincronización de citas confirmadas con una agenda compartida.
- 06
Derivación al equipo cuando falta información o el caso requiere una decisión técnica.
06 — Límite comercial
Dónde encaja este servicio y dónde no
Antes de preparar una propuesta, aclaramos en qué casos encaja el servicio y en cuáles no.
Mejor encaje
- 01
Talleres que deben recoger vehículo, servicio y horario antes de confirmar.
- 02
Equipos con tipos de cita repetibles y una agenda fiable.
No es el servicio adecuado
- 01
Diagnóstico de averías o recomendaciones automáticas de reparación.
- 02
Una agenda genérica que no recoge la información de recepción del taller.
07 — Contextos aplicados
Ejemplos según tu taller
Adaptamos el mismo enfoque a las reglas, riesgos y decisiones de cada sector.
Taller multimarca
Solicitudes organizadas por tipo de servicio, vehículo, duración estimada y disponibilidad del taller.
Taller rápido
Flujos breves para servicios repetibles, con datos obligatorios y horarios previamente definidos.
Servicio oficial
Recogida de modelo, matrícula y motivo de la visita antes de consultar la agenda o derivar la solicitud.
Talleres con alto volumen
Clasificación de solicitudes y derivación de excepciones para que el equipo priorice los casos que necesitan intervención.
Talleres pequeños
Recoge solicitudes por WhatsApp mientras el equipo trabaja. Deja los casos pendientes listos para revisar.
08 — Apoyo a la decisión
Comparativas
Una visión práctica de lo que cambia cuando el servicio se construye alrededor de tu flujo.
Gestión manual vs flujo gestionado por WhatsApp
- Manual: cada persona pregunta y registra datos de forma distinta. — Gestionado: el flujo solicita los mismos datos mínimos.
- Manual: la disponibilidad puede quedar desactualizada. — Gestionado: la confirmación consulta la fuente acordada.
- Manual: los casos pendientes se mezclan con otros mensajes. — Gestionado: cada solicitud queda registrada y puede derivarse.
Teléfono como único canal vs canal adicional por WhatsApp
- El sistema no responde llamadas de voz; ofrece una vía escrita adicional para solicitar cita.
- El teléfono sigue disponible para urgencias, dudas técnicas y situaciones que requieren conversación.
- WhatsApp permite recoger datos y registrar la solicitud cuando el equipo no puede atender en ese momento.
Agenda en papel vs agenda conectada
- Papel: los cambios dependen de una actualización manual. — Agenda conectada: una fuente acordada mantiene la disponibilidad.
- Papel: la información solo está en el taller. — Agenda compartida: el equipo autorizado puede consultar las citas.
- Papel: WhatsApp y agenda quedan separados. — Integración: las citas confirmadas pueden registrarse desde el flujo.
09 — Antes de empezar
Preguntas frecuentes
Resolvemos las dudas que suelen definir si el servicio encaja, qué incluye y quién se responsabiliza de cada parte.
01¿Sustituye al software de gestión del taller?+
No. Gestiona solicitudes y citas por WhatsApp. Puede conectarse con la agenda o el software que ya uses. No sustituye la gestión completa del taller.
02¿El sistema responde llamadas telefónicas?+
No. El sistema gestiona mensajes de WhatsApp. El teléfono sigue siendo un canal aparte. El sistema no contesta ni recupera llamadas de voz.
03¿Puedo utilizar mi número actual de WhatsApp?+
Depende de cómo esté configurado y de los requisitos vigentes de Meta. Revisamos el número, la cuenta y el impacto de una posible migración antes de recomendar reutilizarlo o emplear uno dedicado.
04¿Puede gestionar distintos servicios?+
Configuramos las categorías, duraciones y datos necesarios para los servicios acordados. Las dudas técnicas, diagnósticos y casos fuera de esas reglas se derivan al taller.
05¿Qué ocurre fuera de horario?+
El sistema puede recoger la solicitud y los datos necesarios. Solo confirma una cita si la agenda y las reglas lo permiten; en caso contrario, informa de que el taller la revisará.
06¿Cumple con RGPD?+
Diseñamos el flujo con minimización de datos, permisos, conservación y trazabilidad dentro del alcance técnico. El taller sigue siendo responsable de definir la base legal, la información al cliente y sus obligaciones como responsable del tratamiento.
07¿Puedo ver las citas en mi calendario?+
Podemos hacerlo si el calendario o el software permite una conexión fiable. Solo registramos las citas que el sistema ha confirmado.
08¿Qué pasa si la agenda no responde?+
El sistema no confirma la cita. Guarda la solicitud, registra el error y avisa al taller.
09¿Se pueden enviar recordatorios por WhatsApp?+
Sí, si el cliente ha dado permiso y el canal lo permite. Algunos mensajes necesitan una plantilla aprobada por Meta.
10¿Quién es dueño del número y de la cuenta?+
Lo dejamos por escrito antes de configurar el servicio. Siempre que sea posible, el taller mantiene la titularidad del número y de la cuenta de Meta.
11¿Cómo medimos el resultado?+
Acordamos la fuente, el periodo y los casos que quedan fuera. Después comparamos las mismas métricas antes y después del lanzamiento.
12¿Cuánto tarda la implementación?+
Depende del canal de WhatsApp, la agenda, las integraciones y las reglas de confirmación. Tras revisar el flujo entregamos un alcance y un calendario concretos.
El límite operativo
Revisa cómo recibe y confirma citas tu taller
Enséñanos tu canal, tu agenda y tus reglas. Te diremos qué se puede confirmar y qué debe revisar el equipo.
Sin paquetes genéricos ni pilotos aislados: un único responsable desde el alcance hasta la operación.